隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的持續(xù)發(fā)展,社會各領(lǐng)域發(fā)生了顛覆性的變化,其中財務管理領(lǐng)域的變化尤為突出,企業(yè)財務已經(jīng)逐步進入智能化階段。探索人工智能對企業(yè)財務的影響,實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,成為企業(yè)管理者需要解決的問題。那么如何在企業(yè)中有效地開展財務智能化轉(zhuǎn)型呢?遠光軟件股份有限公司自2015年開啟了人工智能領(lǐng)域的技術(shù)研究與應用實踐,在企業(yè)財務智能化領(lǐng)域深耕多年,根據(jù)多年的經(jīng)驗提出經(jīng)過實踐的解決方案,為企業(yè)的智能化轉(zhuǎn)型提供借鑒和參考。
一、智能財務的背景
(一)會計信息化發(fā)展歷程
我國財務信息化階段分為:會計電算化階段、會計信息化階段、會計智能化階段。人工智能和財務的深度結(jié)合,會使傳統(tǒng)的財務管理模式發(fā)生顛覆性的變革,促使財務從信息化向智能化方向轉(zhuǎn)變。(如圖1)
圖1會計信息化發(fā)展歷程
(二)智能財務
智能財務是一種新型的財務管理模式,它基于先進的財務管理理論、工具和方法,借助于智能機器(包括智能軟件和智能硬件),通過人和機器的有機合作,幫助財務人員解決財務實務工作中的問題。在財務領(lǐng)域,人工智能技術(shù)在產(chǎn)品、流程、洞察等方面發(fā)揮作用。其中產(chǎn)品是將人工智能技術(shù)嵌入到產(chǎn)品或服務中;流程是通過人工智能技術(shù)簡化財務工作流程,提高工作效率;洞察是通過組合一系列技術(shù),幫助企業(yè)管理層進行智能決策。
目前大家對智能財務的理解有所不同,有業(yè)界專家把財務智能化階段劃分為基礎(chǔ)層(基于流程自動化的財務機器人)、核心層(基于業(yè)財一體的智能財務共享平臺)、深化層(基于商業(yè)智能的智能化管理平臺)。
二、基礎(chǔ)層:流程自動化階段
通常認為流程自動化是智能財務的初級階段,RPA即機器人流程自動化,就是基于自動執(zhí)行的計算機腳本,自動完成一系列原來需要依靠人工操作的工作,運用于財務會計領(lǐng)域的RPA即財務機器人,財務機器人并不適用于所有的流程,RPA機器人只有與企業(yè)的財務場景有機契合,才能成功實施。其適用流程的主要特性如圖2所示。
圖2 RPA機器人適用的業(yè)務
智能硬件是通過將硬件和軟件相結(jié)合對傳統(tǒng)設(shè)備進行智能化改造,通過將AI技術(shù)與智能設(shè)備融合,為企業(yè)智能化管理提供支撐。
研究RPA的自動化應用場景,為企業(yè)智能化轉(zhuǎn)型打下堅實的基礎(chǔ)。RPA機器人利用計算機算法,與多個信息系統(tǒng)之間進行交互,自動執(zhí)行各項任務,因此其最適用于具有清晰定義和高重復性的流程。
(一)自動化場景識別
財務的定位通過構(gòu)建戰(zhàn)略財務、共享財務、業(yè)務財務的職能體系,實現(xiàn)由核算型財務向戰(zhàn)略型財務的價值轉(zhuǎn)變。其中戰(zhàn)略財務專注于總體管控,通過制定政策、優(yōu)化流程、處理異常來支撐公司的戰(zhàn)略。共享財務專注于執(zhí)行與服務,通過集中交易處理和集中交易數(shù)據(jù)來提升效率和挖掘價值。業(yè)務財務專注于業(yè)務貼身服務,通過貼近業(yè)務和融入業(yè)務,提供更準確更到位的服務。適合RPA的場景是通過厘清財務工作中的信息鏈路斷點,梳理財務工作中的內(nèi)部數(shù)據(jù)不融合、流程不貫通、工作不協(xié)同等問題,提升財務工作的自動化水平釋放財務人員精力,促進各職能工作融合共享、操作自動高效。目前財務工作中,共享財務存在大幅運用科技賦能自動化提升空間,各專業(yè)典型的財務工作分工示例如圖3。
圖3財務工作分工
(二)RPA在財務領(lǐng)域的應用場景
在技術(shù)快速迭代的智能化時代,遠光軟件不斷探索人工智能技術(shù)并應用于新場景的實踐中,打造出百余款RPA機器人和數(shù)十款智能設(shè)備,幫助更多企業(yè)實現(xiàn)智能化轉(zhuǎn)型,截至2021年5月31日,遠光軟件126款RPA機器人已成功應用于1307家單位;遠光智能報賬機已累計交收票據(jù)50.75萬張,攔截不合格票據(jù)5016張。遠光軟件整理了RPA在財務領(lǐng)域的常見應用,涵蓋了員工報銷、資金管理、稅務管理、財務日常業(yè)務等各種場景,這些場景里的業(yè)務具有重復性強、標準化高的特點,常見的應用場景示例如表所示。
(三)報賬場景流程設(shè)計案例
以報賬場景中的流程和功能自動化設(shè)計為例說明如下(見圖4)。
圖4報賬場景流程自動化
1、三單匹配
直連國稅局獲取發(fā)票信息,與采購訂單、入庫單信息進行匹配并校驗。
2、影像掃描
通過影像系統(tǒng)支撐附件影像化。
3、預算控制
通過線上執(zhí)行預算控制,實現(xiàn)業(yè)務管控前移,預防預算超支風險。
4、付款申請
根據(jù)供應商和合同信息關(guān)聯(lián)應付單,實現(xiàn)賬務的自動核銷。
5、領(lǐng)導審批
通過移動應用,實現(xiàn)便利化業(yè)務審批。
6、財務審核
自動嵌入審核規(guī)則,實現(xiàn)自動化審核。
7、資金支付
建立“人臉+密鑰”的安全防控體系,與資金結(jié)算業(yè)務進行融合,提升支付效率。
8、回單掛接
通過財務機器人自動下載回單,與憑證掛接,省去人工匹配的工作量。
9、電子歸檔
通過智能電子檔案軟硬件,實現(xiàn)電子檔案與實物檔案虛實同管,在線實時監(jiān)控。
三、核心層:智能財務共享階段
在基礎(chǔ)層流程自動化階段,RPA機器人代替人類實現(xiàn)了大量重復繁瑣性工作的自動化處理,而核心層智能財務共享平臺是對傳統(tǒng)財務流程的再造,在財務內(nèi)部高度融合的基礎(chǔ)上,實現(xiàn)財務與業(yè)務和技術(shù)的全面融合,通過建立基于業(yè)務驅(qū)動的財務一體化信息處理流程,使財務數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)融為一體,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,實時掌握經(jīng)營狀況,具體措施示例如下所述。
1、通過與互聯(lián)網(wǎng)商城集成,將辦公用品、物資采購等采購業(yè)務全部在線化,實現(xiàn)與客戶和供應商之間的互聯(lián)互通。
2、通過與商旅平臺集成,實現(xiàn)企業(yè)差旅業(yè)務從差旅申請、商旅預訂、差旅報銷、費用分析、財務結(jié)算全流程在線閉環(huán)管理。
3、通過與人資系統(tǒng)集成,同步薪酬、社會保險等信息,實現(xiàn)業(yè)務與財務信息協(xié)同一致,降低支付風險提高支付效率。
4、通過與營銷系統(tǒng)集成,實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)全程共享,業(yè)務信息向財務信息的自動轉(zhuǎn)換,提高工作效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量。
5、通過與稅局系統(tǒng)集成、OCR掃描等方式實時獲取發(fā)票信息,貫通企業(yè)與用戶和供應商的通道,實現(xiàn)發(fā)票驗真、查重、應用、認證、抵扣、分析預警等發(fā)票全流程線上智能化管理。
6、通過與各大銀行開展銀行電子回單采集,與國家鐵路集團開展火車票信息采集等,實現(xiàn)外部票據(jù)的線上流轉(zhuǎn),提高財務工作效率。
7、通過與智能檔案館集成,實現(xiàn)會計檔案自動歸檔,借助二維碼和RFID技術(shù),保障電子檔案和紙質(zhì)原始憑證的一致性,實現(xiàn)線上線下一體化管理。
8、通過移動應用增強用戶體驗,使用移動報銷、移動審批等工具,實現(xiàn)移動辦公、移動審核,提高業(yè)務處理效率和員工滿意度。使用移動商旅系統(tǒng),隨時提交差旅申請,便捷的報銷體驗提升員工效率。使用移動盤點,借助RFID技術(shù),用戶通過手機掃描資產(chǎn)標簽上的二維碼,系統(tǒng)自動匹配資產(chǎn)卡片完成實物盤點處理。
四、深化層:智能化管理平臺階段
在核心層財務共享階段主要實現(xiàn)了業(yè)財全面融合。在深化層智能化管理階段是對收集的數(shù)據(jù)進行精細化管理和量化管理。企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動必然產(chǎn)生大量數(shù)據(jù),一方面是財務方面的數(shù)據(jù),這方面的數(shù)據(jù)大多是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù),目前通常作為企業(yè)財務分析的數(shù)據(jù)基礎(chǔ);另一方面是經(jīng)營行為方面的數(shù)據(jù),大部分是非結(jié)構(gòu)化或者半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),如用戶的特征、操作習慣等有價值的信息,由于難以被清洗和加工,仍沒有被充分使用和發(fā)揮價值。智能技術(shù)為數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化處理提供了實時、準確、標準的可能,各種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)通過語音識別、OCR識別等技術(shù),為會計處理和管理分析提供幫助。
基于對業(yè)務知識的理解,通過智能技術(shù)主要包括知識圖譜、機器學習、自然語音識別等,進行科學預測、合理控制、智能分析,幫助企業(yè)實現(xiàn)自助式數(shù)據(jù)分析及智能決策。具體場景示例如下所述。
1、通過機器學習改進憑證生成規(guī)則。制定不同的業(yè)務類型和業(yè)務場景轉(zhuǎn)換規(guī)則,通過機器學習改進憑證生成規(guī)則,在接收到新的業(yè)務信息后能自動生成會計憑證。
2、通過人工智能構(gòu)建問答知識圖譜。對于問答咨詢這類業(yè)務量繁多的活動中,通過設(shè)置人工智能,快速在圖譜中定位問題答案并向用戶反饋,同時記錄每個用戶的主要業(yè)務和偏好,預測財務人員需要的課程并進行推薦。
3、結(jié)合語音識別、OCR構(gòu)建商務文檔知識圖譜。為了解決企業(yè)文檔管理難、查找難、投入人力成本高、處理流程和時間冗長等問題,結(jié)合語音識別技術(shù)、OCR技術(shù),深度挖掘、提取、管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),實現(xiàn)文檔管理、文檔查重查異、資格審查、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、智能查詢等功能,提高用戶效率。
4、通過自然語言識別構(gòu)建智能報表。用戶可以通過語音問答形式,向系統(tǒng)提出數(shù)據(jù)和報表需求,從而實現(xiàn)更具針對性的數(shù)據(jù)推薦功能,實現(xiàn)用戶定制化報表的便利獲取。
5、使用大樣本數(shù)據(jù)幫助企業(yè)決策。企業(yè)在掌握了大量市場數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)以及競爭者數(shù)據(jù)的時候,通過智能技術(shù)對需求和資源配置之間進行模擬,幫助企業(yè)決策者做出更加正確的決策。
五、財務智能化對會計行業(yè)的影響
(一)財務智能化幫助企業(yè)提高效益
財務智能化在一定程度上降低財務工作強度,提高會計核算精確度,幫助企業(yè)財務實現(xiàn)智能化轉(zhuǎn)型。主要體現(xiàn)在:一是助力企業(yè)降本增效,企業(yè)將流程規(guī)則設(shè)定以后,RPA就可以7x24小時不間斷地開展工作,在重復性工作量巨大的業(yè)務操作上,RPA降本增效的優(yōu)勢格外凸顯;二是實現(xiàn)跨系統(tǒng)銜接,RPA可以輕松地在多個業(yè)務系統(tǒng)之間進行跳轉(zhuǎn),減少不同業(yè)務系統(tǒng)之間的重復工作量,滿足企業(yè)的跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)需求;三是幫助企業(yè)進行財務預測與風險規(guī)避,將歷年數(shù)據(jù)深度加工,并形成專家知識庫,當外界環(huán)境發(fā)生變化時,可快速、有效地提出解決方案,在總體上有效應對風險、捕捉市場機遇。
(二)財務智能化對財務人員的要求提升
會計職能隨著社會和企業(yè)的變化而變化,大量的基礎(chǔ)工作將被會計信息系統(tǒng)所取代,會計基礎(chǔ)工作將更加專業(yè)化,財務人員從基本的、重復的會計工作轉(zhuǎn)向更有價值的財務管理工作,財務人員必須及時適應社會各方面的發(fā)展。一是要具有專業(yè)的會計知識,能夠運用專業(yè)判斷來分析數(shù)據(jù)和做出決策;二是要擅長管理,有效地管理資源和管理團隊;三是要熟悉信息技術(shù),了解并主動學習技術(shù)領(lǐng)域的新變化,利用信息技術(shù)更好地發(fā)揮財務價值。
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