強(qiáng)化項(xiàng)目成本管理，推動(dòng)項(xiàng)目成功

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項(xiàng)目管理的目標(biāo)是使項(xiàng)目成功，滿足客戶的期望以及企業(yè)內(nèi)部目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。但現(xiàn)實(shí)是什么呢?在一項(xiàng)研究報(bào)告中顯示，接受調(diào)查的IT項(xiàng)目中有14%被視為失敗，只有57%的項(xiàng)目在最初的預(yù)算范圍內(nèi)完成，其他項(xiàng)目超過(guò)了最初設(shè)定的目標(biāo)。

這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)肯定不是什么好消息，因?yàn)槌杀境Р粌H影響企業(yè)的利潤(rùn)，還會(huì)影響企業(yè)未來(lái)執(zhí)行項(xiàng)目的能力。了解什么是項(xiàng)目成本管理(http://www.8manage.cn/company/201909231458271156.html)，以及如何有效地進(jìn)行項(xiàng)目成本管理，可以幫助企業(yè)保持在正確的軌道上。在這篇文章中，詳細(xì)介紹了什么是項(xiàng)目成本管理，它的好處和在它的實(shí)施中所涉及的步驟。

什么是項(xiàng)目成本管理？

項(xiàng)目成本管理是在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中對(duì)成本進(jìn)行估算、預(yù)算和控制的過(guò)程，其目標(biāo)是將支出控制在批準(zhǔn)的預(yù)算之內(nèi)。

一個(gè)項(xiàng)目要被稱為成功，以下內(nèi)容十分有必要：

-提供需求和范圍

-執(zhí)行質(zhì)量高

-在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成

-在預(yù)算范圍內(nèi)完成

因此，項(xiàng)目成本管理是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵支柱之一，與制造業(yè)、零售業(yè)、技術(shù)、建筑業(yè)等領(lǐng)域都有關(guān)系。它有助于創(chuàng)建一個(gè)財(cái)務(wù)基線，項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)該基線確定項(xiàng)目成本的當(dāng)前狀態(tài)，并在需要時(shí)重新調(diào)整方向。

為什么項(xiàng)目成本管理很重要？

項(xiàng)目成本管理非常重要，舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，如果你決定建造一所房子，首先要做的是設(shè)定預(yù)算。當(dāng)你知道在這個(gè)項(xiàng)目上要花多少錢時(shí)，下一步就是把高級(jí)預(yù)算分成子任務(wù)和較小的項(xiàng)目。預(yù)算將決定關(guān)鍵的決策點(diǎn)，例如：是雇傭一個(gè)將構(gòu)建并交付整個(gè)項(xiàng)目的高端設(shè)計(jì)師，還是一個(gè)能夠幫助一些元素并能夠在較小預(yù)算下工作的人;房子應(yīng)該建多少層;應(yīng)該使用什么材料等等。

如果沒有設(shè)定預(yù)算，不僅很難回答這些問(wèn)題，而且一旦項(xiàng)目開始，就不可能評(píng)估是否在正確的方向上進(jìn)行。在大型組織中，由于多個(gè)項(xiàng)目的并行、初始假設(shè)的變化和意外成本的增加，這個(gè)問(wèn)題的規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大。這就是成本管理能起作用的地方。

通過(guò)實(shí)施有效的成本管理措施，項(xiàng)目經(jīng)理可以：

-與利害關(guān)系人設(shè)定明確的期望

-控制范圍漸變，歸因于與客戶建立的透明度

-跟蹤進(jìn)度并快速采取糾正措施

-保持預(yù)期利潤(rùn)率，增加投資回報(bào)率，避免項(xiàng)目虧損

-為未來(lái)項(xiàng)目的基準(zhǔn)生成數(shù)據(jù)，并跟蹤長(zhǎng)期成本趨勢(shì)

項(xiàng)目成本管理的四個(gè)步驟

雖然項(xiàng)目成本管理被視為一個(gè)連續(xù)的過(guò)程，但它可以被分解為四個(gè)步驟：資源計(jì)劃、成本估算、成本預(yù)算和成本控制。它們大多是連續(xù)的，但也有可能在項(xiàng)目進(jìn)行的中途發(fā)生一些資源變化，迫使預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。

1. 項(xiàng)目資源計(jì)劃

資源規(guī)劃是確定執(zhí)行項(xiàng)目所需的資源并將其完成的過(guò)程，比如人和設(shè)備。資源規(guī)劃是在項(xiàng)目開始時(shí)，在任何實(shí)際工作開始之前完成的。

首先，項(xiàng)目經(jīng)理需要準(zhǔn)備好工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)，查看WBS中的每個(gè)子任務(wù)，并詢問(wèn)有多少人，需要什么樣的技能來(lái)完成這項(xiàng)任務(wù)，以及完成這項(xiàng)任務(wù)需要什么樣的設(shè)備或材料等等。通過(guò)采用這種方法，會(huì)得到所有資源的準(zhǔn)確和完整的清單，將其作為下一個(gè)估算成本的輸入。

2. 成本估算

成本估算是對(duì)與執(zhí)行項(xiàng)目所需的所有資源相關(guān)的成本進(jìn)行量化的過(guò)程。為了進(jìn)行成本計(jì)算，你需要以下資料：

-資源需求(前一步的輸出)

-每種資源的價(jià)格(例如，每小時(shí)的人員成本、供應(yīng)商雇傭成本、服務(wù)器采購(gòu)成本、單位材料費(fèi)率等)

-需要每個(gè)資源的持續(xù)時(shí)間

-假設(shè)列表

-潛在風(fēng)險(xiǎn)

-過(guò)去的項(xiàng)目成本和行業(yè)基準(zhǔn)，如果有的話

-了解公司的財(cái)務(wù)狀況和報(bào)告結(jié)構(gòu)

估算可以說(shuō)是成本管理中最困難的步驟，因?yàn)闇?zhǔn)確性是關(guān)鍵。此外，項(xiàng)目經(jīng)理必須考慮固定成本、可變成本、管理費(fèi)用、通貨膨脹和金錢的時(shí)間價(jià)值等因素。估算和實(shí)際成本之間的偏差越小，項(xiàng)目成功的可能性就越大。

3. 成本預(yù)算

成本預(yù)算可以看作是估算的一部分，也可以看作是一個(gè)獨(dú)立的過(guò)程。預(yù)算是在一段特定的時(shí)間內(nèi)將成本分配給項(xiàng)目的某一部分的過(guò)程，例如單個(gè)的任務(wù)或模塊。預(yù)算包括用于管理意外成本的應(yīng)急儲(chǔ)備。

預(yù)算創(chuàng)建了一個(gè)成本基線，我們可以用來(lái)衡量和評(píng)估項(xiàng)目的成本績(jī)效。如果沒有預(yù)算，估計(jì)費(fèi)用總額會(huì)是一個(gè)抽象數(shù)字，很難在中間加以衡量。對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行情況的評(píng)估提供了一個(gè)機(jī)會(huì)，以評(píng)估需要為項(xiàng)目的未來(lái)階段發(fā)放多少預(yù)算。

4. 成本控制

成本控制是從基線開始衡量成本差異并采取適當(dāng)措施的過(guò)程，如增加分配的預(yù)算或減少工作范圍，以糾正差距。成本控制是一個(gè)貫穿整個(gè)項(xiàng)目生命周期的連續(xù)過(guò)程。這里的重點(diǎn)是及時(shí)和清晰的報(bào)告和度量。

與成本基線一樣，成本管理計(jì)劃也是成本控制的重要投入。該計(jì)劃包含如何衡量項(xiàng)目績(jī)效、偏差的閾值是什么、如果超過(guò)閾值將采取什么行動(dòng)，以及擁有決策執(zhí)行權(quán)力的人員和角色列表等細(xì)節(jié)。

項(xiàng)目成本管理軟件

8Manage PM現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件，提供項(xiàng)目成本管理功能，幫助企業(yè)全面有效地管理項(xiàng)目層及活動(dòng)層收入和成本的預(yù)算，并實(shí)時(shí)跟蹤和匯總實(shí)際的收入和成本，包括項(xiàng)目中的銷售訂單與合同，項(xiàng)目工時(shí)成本，各項(xiàng)項(xiàng)目費(fèi)用，采購(gòu)訂單，開票與回款等。一般的財(cái)務(wù)系統(tǒng)只協(xié)助財(cái)務(wù)人員在結(jié)算期的結(jié)賬，而8Manage 則專注于為業(yè)務(wù)人員提供在議價(jià)及交易期間所需的實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)數(shù)字;前者基于各種稅項(xiàng)的冗長(zhǎng)總結(jié)，而后者的數(shù)據(jù)及時(shí)且一目了然，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全成本精細(xì)化管理。

由于管理項(xiàng)目成本計(jì)劃，預(yù)算和控制非常繁瑣，涉及到很多詳細(xì)的跟蹤。利用提供項(xiàng)目成本管理功能的現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件來(lái)推動(dòng)項(xiàng)目成功至關(guān)重要。想了解8Manage 項(xiàng)目成本管理的更多內(nèi)容，請(qǐng)聯(lián)系我們。

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