中小企業(yè)團隊承擔商業(yè)項目會面臨一定的挑戰(zhàn)，尤其是IT項目 ，其成功開展更是需要技巧。從看似基礎的軟件更新到新技術(shù)合作伙伴的參與，或者統(tǒng)一通信系統(tǒng)的采用，無論項目的規(guī)模如何，結(jié)果都會對你的業(yè)務產(chǎn)生重大影響。執(zhí)行不力的形式多種多樣，可能會造成各種問題，從執(zhí)行效率低下到引發(fā)更嚴重的后果等等。
尤其是技術(shù)的不斷變化，給IT項目額外增添了風險因素。然而，采用正確的IT項目管理系統(tǒng)(http://www.8msaas.cn/project/technology.html)有助于消除成功完成這些項目所面臨的許多障礙。本文將引導你完成正確使用項目管理系統(tǒng)管理一個IT項目所需的步驟。
第一階段：定義
定義階段看似非?；A，但可能是整個項目最重要的階段。在這個初始階段，你的企業(yè)正式定義討論中的項目目的和項目范圍。充分了解當前情況、用戶和特定需求，對于正確啟動IT項目至關重要。
第二階段：策略
在明確定義新技術(shù)項目之后，可以制定完成該項目的戰(zhàn)略計劃。綜合計劃全面考慮成本、時間、風險(包括安全風險和網(wǎng)絡風險)、溝通、培訓和評估。對所有參與項目的團隊成員來說，綜合計劃使整個過程更加順利，即使過程涉及多個新技術(shù)解決方案的實施。
第三階段：執(zhí)行
有了明確的定義和適當?shù)挠媱?，?zhí)行階段就能成為你的IT項目中最簡單的方面。第三階段涉及遵循戰(zhàn)略計劃，直至完成項目可交付成果。在項目執(zhí)行過程中，定期溝通和更新有助于項目保持進度，防止在截止日期臨近時出現(xiàn)意外情況。
第四階段：評估
沒有花時間審查項目的成敗，就不該結(jié)束項目。IT項目的評估階段應包含確定項目目標是否已經(jīng)實現(xiàn)，識別進展順利的方面和能夠改進的方面。這個階段不僅提供關于剛結(jié)束項目的見解，而且反饋還有助于未來IT項目的改進。受影響系統(tǒng)的審查已經(jīng)就位，甚至還會揭示發(fā)展和提高效率的新機會。
第五階段：結(jié)論
根據(jù)性質(zhì)，你的IT項目可能是一項持續(xù)不斷的活動，需要不斷對其進行評估和改進，例如使用跟蹤和分析軟件。即使在這些情況下，也應給出初步實施項目的正式結(jié)論。這個階段是關閉項目已完成部分并認可團隊成員貢獻的時機。
無論項目規(guī)模如何，全面跟蹤項目管理各個階段對于成功完成IT項目至關重要，利用技術(shù)優(yōu)勢則可以幫你達成目標。8MSaaS PM項目管理系統(tǒng)具備關于軟件項目經(jīng)理和團隊成員應該做什么的內(nèi)在知識，能夠指導項目團隊做正確的事。
項目經(jīng)理可以使用8MSaaS PM對項目成本、人員、進度、質(zhì)量、風險和文檔等進行分析、管理和控制的一系列活動。
1、保持對項目進度的跟蹤
8MSaaS PM自動實時跟蹤記錄項目狀態(tài)，能夠?qū)崟r了解項目績效，自動監(jiān)測問題與風險，高亮異常情況。其最大的特點是能與業(yè)務連通，不僅與銷售，合同，采購連通，還與業(yè)務的成本及收入連通。
2、項目成本控制在計劃之內(nèi)
8MSaaS PM支持項目管理會計的功能，提供多層次的預算、實際收入和費用的實時跟蹤功能，讓財務信息在機構(gòu)、合同及項目間保持一致，不出現(xiàn)偏差。
3、妥善處理需求變動
8MSaaS PM動態(tài)更新的項目執(zhí)行情況，幫助項目經(jīng)理做好變更控制，減輕項目變更或新需求對項目進度的影響。任一需求信息更改，其它相關信息自動同步更新，并通知相關人員。
4、合理分配項目資源
8MSaaS PM可幫助你確定項目利害關系者及權(quán)限，并自動跟蹤團隊成員的每個項目計劃與實際工作量。系統(tǒng)的資源功能可按照區(qū)域、部門、項目以及活動進行資源的查找、申請、分配并跟蹤所有資源的使用情況，并且提供各種資源計劃與使用報表，讓項目資料分配情況一目了然。
5、保證項目質(zhì)量
8MSaaS PM項目管理工具可自動檢查內(nèi)部和外部可交付成果的狀態(tài)，并從數(shù)據(jù)中預測出項目周期內(nèi)所有檢查過和未檢查過的可交付成果的數(shù)目。然后，通過制定質(zhì)量控制規(guī)則、內(nèi)部評審和驗收規(guī)則等內(nèi)部過程規(guī)范來幫助控制可交付成果的質(zhì)量。
說到底，中小企業(yè)想要做好IT項目管理，就要實現(xiàn)項目干系人的需求和愿望。項目經(jīng)理應善用技術(shù)優(yōu)勢，借助項目管理系統(tǒng)在實踐中解決問題，提高項目團隊應付各種變化的能力，使項目管理工作越做越好。
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