8Manage：如何有效管理項(xiàng)目問(wèn)題？

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在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中，總會(huì)出現(xiàn)常見的項(xiàng)目管理問(wèn)題以及各種意想不到的問(wèn)題。當(dāng)這些問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，你必須準(zhǔn)備好應(yīng)對(duì)它們，否則它們會(huì)影響項(xiàng)目的成果。大多數(shù)問(wèn)題就其本質(zhì)而言，都是意料之外的問(wèn)題，如何能確?？焖儆行У靥幚韱?wèn)題呢?這就涉及到項(xiàng)目問(wèn)題管理 的方法。

理想情況下，在項(xiàng)目開始前，你需要一個(gè)問(wèn)題解決流程，確保按計(jì)劃行事，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。問(wèn)題管理是識(shí)別和解決問(wèn)題的過(guò)程。員工或供應(yīng)商的問(wèn)題、技術(shù)故障、材料短缺等都可能對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生負(fù)面影響。如果問(wèn)題得不到解決，可能會(huì)造成不必要的沖突、延誤，甚至無(wú)法產(chǎn)出可交付成果。

問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)

問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)雖然不是一回事，但兩者在本質(zhì)上有共通點(diǎn)。在項(xiàng)目開始前，問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)都是未知的。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)，你通常會(huì)事先有個(gè)大概的想法，知道令人擔(dān)憂的原因。但問(wèn)題往往難以預(yù)測(cè)，它可能在沒有征兆的情況下出現(xiàn)。例如，你無(wú)法找到合格的員工，這是個(gè)可識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)。但是，如果你的一名員工由于突發(fā)原因不能參與項(xiàng)目，那就成了問(wèn)題。

問(wèn)題日志

當(dāng)問(wèn)題(又稱難題、差距、矛盾或沖突)出現(xiàn)時(shí)，你需要記錄下來(lái)。創(chuàng)建問(wèn)題日志，用于報(bào)告和交流項(xiàng)目情況。這能確?？焖儆行У靥岢鰡?wèn)題、研究問(wèn)題和解決問(wèn)題。如果沒有明確的流程，你可能會(huì)忽略問(wèn)題，或者沒有給予足夠的重視，直到想解決它們?yōu)闀r(shí)已晚。大多數(shù)現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件(例如8Manage PM：http://www.8manage.cn/pm/simplepm.html)都提供問(wèn)題日志功能。

問(wèn)題日志能幫您實(shí)現(xiàn)以下內(nèi)容：

● 擁有安全可靠的方法，供團(tuán)隊(duì)成員提出問(wèn)題。

● 跟蹤每個(gè)問(wèn)題，并將問(wèn)題分配給特定人員。

● 更輕松地分析問(wèn)題，并確定問(wèn)題的優(yōu)先級(jí)。

● 記錄問(wèn)題解決方案，以備將來(lái)參考和項(xiàng)目學(xué)習(xí)。

● 監(jiān)控項(xiàng)目總體的運(yùn)行狀況和狀態(tài)。

問(wèn)題日志內(nèi)容

可以在問(wèn)題日志中創(chuàng)建不同的問(wèn)題類型，以更好地跟蹤問(wèn)題，并分配合適的人員來(lái)解決問(wèn)題。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，問(wèn)題的記錄可幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)了解如何應(yīng)對(duì)問(wèn)題。問(wèn)題日志內(nèi)容應(yīng)該包括以下信息：

● 技術(shù)類——與項(xiàng)目中的技術(shù)問(wèn)題有關(guān)。

● 業(yè)務(wù)流程——與項(xiàng)目的設(shè)計(jì)有關(guān)。

● 變更管理——與業(yè)務(wù)變更、客戶變更或環(huán)境變更有關(guān)。

● 資源——與設(shè)備、材料或人員問(wèn)題有關(guān)。

● 第三方——與銷售商、供應(yīng)商或其他外部團(tuán)體的問(wèn)題有關(guān)。

● 提出人——記錄誰(shuí)發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題。

● 時(shí)間——記錄問(wèn)題被發(fā)現(xiàn)的時(shí)間。

● 描述——提供問(wèn)題相關(guān)詳情以及潛在影響。如果問(wèn)題得不到解決，確定項(xiàng)目哪些部分將會(huì)受到影響。

● 優(yōu)先級(jí)——為問(wèn)題分配優(yōu)先級(jí)。按照問(wèn)題的重要程度及對(duì)項(xiàng)目的影響程度分為高、中、低優(yōu)先級(jí)。

● 分配人/所有者——確定誰(shuí)負(fù)責(zé)解決問(wèn)題。此人可能會(huì)，也可能不會(huì)實(shí)際執(zhí)行解決方案。但是，他或她負(fù)責(zé)跟蹤問(wèn)題，并確保根據(jù)優(yōu)先級(jí)處理問(wèn)題。

● 目標(biāo)解決日期——確定解決問(wèn)題的截止日期。

● 狀態(tài)——使用清晰的標(biāo)簽跟蹤解決方案的進(jìn)度，比如：公開、調(diào)查、實(shí)施、升級(jí)和已解決，這些標(biāo)簽?zāi)軜?biāo)識(shí)問(wèn)題的總體狀態(tài)。

問(wèn)題解決

問(wèn)題管理的主要挑戰(zhàn)之一是，迅速解決問(wèn)題，然后繼續(xù)推進(jìn)工作，盡可能降低對(duì)項(xiàng)目的影響。問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，問(wèn)題管理框架提供決策制定的結(jié)構(gòu)。記住，在設(shè)定問(wèn)題管理框架時(shí)，要考慮團(tuán)隊(duì)的需求。同時(shí)，可通過(guò)8Manage PM項(xiàng)目管理軟件中多種有效的機(jī)制管理項(xiàng)目層及活動(dòng)層的問(wèn)題，跟蹤問(wèn)題和系統(tǒng)性地解決問(wèn)題：

● 把問(wèn)題鏈接到相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，變更需求和行動(dòng)

● 提供問(wèn)題地圖以幫助項(xiàng)目人員層層深入了解問(wèn)題的來(lái)龍去脈

● 提供問(wèn)題上報(bào)機(jī)制，所有上報(bào)的問(wèn)題都會(huì)紅色高亮，負(fù)責(zé)人必須及時(shí)確認(rèn)并處理

● 下一層活動(dòng)提出的問(wèn)題會(huì)自動(dòng)匯總到上一層活動(dòng)和項(xiàng)目層

解決方案實(shí)施后審查要涵蓋所有問(wèn)題非常重要。越了解問(wèn)題，才能為下一個(gè)項(xiàng)目做越充分的準(zhǔn)備。某些問(wèn)題可能再次發(fā)生，通過(guò)記錄從先前項(xiàng)目中學(xué)到的內(nèi)容，后續(xù)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就能更輕松地識(shí)別和解決問(wèn)題。其他問(wèn)題可能是風(fēng)險(xiǎn)模式的一部分，可以通過(guò)早期風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估來(lái)主動(dòng)識(shí)別和管理這些問(wèn)題。

結(jié)語(yǔ)

在項(xiàng)目開展過(guò)程中，問(wèn)題管理框架提供識(shí)別和記錄問(wèn)題的一種可靠方式;問(wèn)題日志捕捉每個(gè)問(wèn)題的詳細(xì)信息，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可快速查看問(wèn)題狀態(tài)，以及負(fù)責(zé)解決此問(wèn)題的人員。添加問(wèn)題管理框架，你將擁有快速有效解決問(wèn)題的全面計(jì)劃。這種管理問(wèn)題的方法提供許多寶貴見解，可用于完善和改進(jìn)未來(lái)的項(xiàng)目成果。利用高效的8Manage PM項(xiàng)目管理軟件，你將可以通過(guò)不同模塊、不同功能的實(shí)施和管理，深入了解項(xiàng)目的每一步實(shí)施狀況，有效管理項(xiàng)目問(wèn)題，從而提升企業(yè)項(xiàng)目管控的能力。

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