盡管保險行業(yè)的項目管理過去幾年成熟了許多,并且呈現(xiàn)向好的跡象:項目失敗減少、績效有所提高。但這并不意味著保險公司就應(yīng)該安于現(xiàn)狀,從這個行業(yè)仍有大量耗資高昂的項目失敗就能看出,一切仍需繼續(xù)改善。因此,持續(xù)關(guān)注項目管理流程的改進非常重要。
以下是保險公司最常犯的5個項目管理錯誤,以及如何避免這些錯誤的建議。
1、缺乏正式的項目管理結(jié)構(gòu)和流程
項目管理不能三心二意,它需要組織中每個人的承諾,并且必須有正式的項目管理結(jié)構(gòu)和流程。非正式的流程或缺乏清晰的結(jié)構(gòu)會導(dǎo)致混亂和項目失敗,因為沒有人知道他們應(yīng)該做什么。
你的組織機構(gòu)和項目越大,對正式結(jié)構(gòu)的需求也就越大。最好采用傳統(tǒng)的項目管理最佳實踐,并使這些實踐適應(yīng)你的個人需求。就像產(chǎn)品一樣,每個項目都要經(jīng)歷生命周期。
2、低效的任務(wù)孤島
任務(wù)計劃和管理是項目管理的關(guān)鍵方面之一。保險公司常犯的錯誤是只關(guān)注團隊成員職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù),缺乏靈活性,造成低效的“孤島”以及被忽略的任務(wù)。有效任務(wù)管理的第一步,是將項目分解成可管理的任務(wù)。盡可能具體,不涉及太多不必要細(xì)節(jié)。
例如,推出新保單所涉及的任務(wù)遠(yuǎn)不止銷售這份保單:必須配置計算機程序,你還必須將信息轉(zhuǎn)發(fā)給所有利益關(guān)系人,包括政府。下一步是將任務(wù)分配給合適的資源,創(chuàng)建計劃進度表。只有考慮到約束、依賴和假設(shè),有效調(diào)度才可能實現(xiàn)。
3、缺乏溝通
從客戶到保險承運人再到政府官員,保險公司需要與眾多利害關(guān)系人合作,所以項目溝通管理是保險公司管理利害關(guān)系人需求和期望的關(guān)鍵。同時,與所有團隊成員溝通他們的職責(zé)內(nèi)容以及期望他們得到什么結(jié)果同樣重要。
只有當(dāng)你擁有合適的溝通渠道和流程,有效的溝通才可能實現(xiàn)。微信、電話或電子郵件等信息傳遞工具通常用作闡明團隊成員如何相互溝通。
有了清晰的溝通流程,就能確保每個人都參與其中,并獲得所有必要的信息。例如,如果你想在你的產(chǎn)品文件夾中引入一份新保單,你需要確保所有的代理商和保險承運人都掌握所有信息,進而有效地向客戶介紹保單。
4、風(fēng)險和變更管理不足
風(fēng)險管理是保險管理的重要組成部分,保險公司非常善于對投保人進行風(fēng)險評估。然而他們卻常常忽略項目管理的風(fēng)險評估,特別是項目失敗的損失。
有了恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險和變更管理流程,保險公司才能夠提高他們的投資利潤率、生產(chǎn)力和競爭優(yōu)勢。你要有應(yīng)急計劃,為任何變更或不可預(yù)見的事件做好準(zhǔn)備,比如不斷變化的客戶需求或人口統(tǒng)計的變化。畢竟,你不可能將同樣的保單推銷給嬰兒潮一代和千禧一代。
5、沒有使用合適的工具
項目管理軟件有助于組織機構(gòu)提高效率和效果,但前提是保險公司使用合適的軟件。保險公司常犯的典型錯誤是使用過多不同的工具來完成不同的任務(wù),或者不同的部門使用不同的工具,這些工具之間甚至可能不兼容。最好有一個集中的項目工具,組織機構(gòu)可以用來計劃和安排項目,也可以用它來促進團隊成員之間的協(xié)作和交流。
選擇項目管理軟件,還有一個非常重要的判斷是該軟件是否具備實時交易處理能力。不僅僅是證券交易和航空公司預(yù)訂系統(tǒng)需要實時交易處理功能來保護它們的數(shù)據(jù)完整性,保險公司所用的項目管理系統(tǒng)也有這個需要。缺乏數(shù)據(jù)完整性保護,你的項目管理系統(tǒng)將會面臨無用輸入和無用輸出。
合適的項目管理工具,比如備受好評的8Manage PM,它能使保險公司更智能、更有效地工作,還能減少項目失敗的風(fēng)險。你可以隨時能關(guān)注項目狀態(tài),還可以跟蹤資源,并根據(jù)員工和保險承運人的空閑能力和技能分配任務(wù)。
值得一提的是,8Manage PM是目前市面上難得的實時交易型項目管理軟件,它基于強大的項目管理邏輯及交易型的行動數(shù)據(jù)來掌控人員的誠實度,能夠使項目成員保持誠實和及時更新其負(fù)責(zé)的部分。
總的來說,8Manage PM項目管理軟件能滿足保險公司的基本業(yè)務(wù)要求,具有良好的跨平臺性、可擴展性和實用性。隨著你的深入使用,將促進保險企業(yè)項目的盤點、盤活,從而極大提高保險公司的經(jīng)濟效益。點擊了解更多保險公司項目管理方案:http://www.8manage.cn/case/202008071025331321.html
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