一個項目如果不能在預算內按時完成,就不能被認為是成功的項目。但是,如何確保這兩個標準都得到滿足呢?以下是8Manage基于多年行業(yè)經驗建議遵循的步驟,旨在確保項目在預算內按時交付:
1、確定和堅持項目范圍
在任何項目中,第一個也是最重要的步驟是確定項目的范圍。每個項目必然會有不斷增加的“必需”列表,但它們真的是必需的嗎?
范圍蔓延可能導致項目取消,因為財務負責人意識到項目已經嚴重超出預算,看不到結束的跡象,只好砍掉項目。
項目范圍的確認在項目參與人之間建立了一個共識,作為未來項目決策的基準。所以僅僅項目經理知道項目范圍還不夠,要讓整個團隊、項目干系人,以及業(yè)務用戶都知情,并時刻記住項目范圍!
2、定義項目可交付成果
如果我們不知道要去哪里,我們怎么能去到那里?這聽起來是明擺著的事。我們不僅要清晰定義每個項目的可交付成果,還要列出項目不包含的內容。詳細說明可交付成果,并讓有關人員簽字確認。這個簡單步驟能讓我們更準確地估算成本、時間和資源。
開始做項目之前,應該預想一下項目或任務完成后要取得什么可交付成果或里程碑,甚至還要預想一下在做項目的過程中要取得什么中間可交付成果。
3、項目團隊盡心盡力
坦白地說,項目團隊決定項目結果。熱情積極的團隊成員將會取得遠遠超出項目經理預期的結果。項目經理負責設定合理的期望,明確每個人的任務和職責,同時確保每個團隊成員(不論全職兼職)充分了解優(yōu)先順序。團隊成員也了解到,不允許日常工作職責和干擾因素破壞項目日程表。
4、分解項目計劃
完成項目本身是一個復雜的過程,必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元,最終得出項目的工作分解結構(WBS)。通過將項目分解成團隊能夠理解的較小可行計劃,我們能夠將延誤和錯過最后期限的風險降到最低。
比較常用的方式是以項目進度為依據劃分WBS,第一層是大的項目成果框架,每層下面再把工作分解。這樣做的好處是結合進度劃分直觀,時間感強,項目團隊能夠看到項目在不同階段的完成情況。
另一個好處是在評審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分,也更容易被大多數(shù)人理解。項目經理要嚴守紀律,不允許錯過這些較小的截止日期。
5、盡早測試,經常測試
不要等到項目結束才讓團隊看到他們努力的結果。測試是發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤,以及防止小錯誤發(fā)展成大錯誤的最佳方式。測試還能讓團隊成員以有形的方式看到他們的貢獻,這反過來提高士氣,增加團隊信心和提高生產力。
比如,8Manage PM項目管理系統(tǒng)可以在項目過程中通過內部評審及驗收的規(guī)范化,及時發(fā)現(xiàn)并解決問題,提高可交付成果的整體質量,提高驗收人的滿意度。
6、勤奮人員管理
項目團隊具有靈活性,并提供持續(xù)的反饋。這會讓團隊成員更好地了解目標,使項目更加聚焦和清晰。對項目的范圍、進度、成本、質量的結果,關鍵取決于項目實施人員。在項目管理中,人員的管理也很重要。不同的角色特征有不同的關注點,但是又需要在同一個目標中保持同步協(xié)作。
作為公司管理層,應實時監(jiān)控項目整體狀態(tài),提高參與度;項目經理作為項目的實際運營者,需要做好上傳下達的工作,平衡協(xié)調各方;而對于項目的具體執(zhí)行成員,則應該實時匯報工作,全面跟蹤工作狀態(tài)。
以上六個步驟,只需借助8Manage PM項目管理系統(tǒng)即可完全實現(xiàn)。8Manage PM涵蓋的所有管理領域,如范圍、日程、費用、資源和變更等,這些恰恰是項目管理亟需的。
系統(tǒng)以WBS架構帶動項目計劃與執(zhí)行的全局掌控,通過“動態(tài)管理、實時共享”實現(xiàn)項目進度、成本、資源、績效、風險等的有效跟進,并使用獨特的實時交易型事務處理技術,使業(yè)務和項目的運營效益最大化。
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